ルールを決めると便利である

研究室を運営するうえで，それなりに物を消費するという事実について考えてみよう．
ぼくが所属するような理論系の研究室では，実験器具という類いのものはない．
そのかわり計算機というかパソコンがある．
そういう大きなものも消耗品と言えば，そうなのだが，もっと消耗するのが短期間のものについて．

たとえば計算用紙とかペンとか，あるいはホワイトボードに書くためのマーカーとか，印刷するためのインクとか．
こういうものは，ストックが常に最低一つはあるべきだ．
いま使っているソレがなくなったとき，ストックから補充すれば，そのまま滞りなく済ませられる．
研究以外の，しかも最もつまらないところで，研究に支障を来すなんて勿体ない．
ゆえにストックは常に最低一つはあるべきなのだ．

ここで重要な点は，ストックを消費していくと，ストックを補充しないといずれは尽きてしまうということだ．
至極当然のことだが，たいがいの人がそのストックを補充しない．
それは第一に面倒だからであろう．
逆に言えば，その面倒さを解消できれば，しっかりストックを補充してくれるに違いない．
使いたいときに使えなくなるのは誰だって嫌なのだから．

さて，ストックの補充を簡単にささっとする方法を考えよう．
これは，補充するために行う作業の数を減らすことに等しい．
その作業をざっと別けると

1. その備品はどのように補充するのかを確認する
2. 実際にその備品を補充する

という風になるが，存外に 1. が面倒なのである．
「買えば良い」と一口に言う愚か者がいるが，どこで買うのか，お金はどこから出すのか等をいちいち覚えていない．
逆の発想をして，1. をクリアできたら，あとは行動するだけで，補充作業の半分が終わったと思える．

ベストは，その備品のストックしてある場所に，補充方法を記しておくことだ．
そこに記しておくべき内容は，

1. どこで買えばいいのか
2. どのような手続きで買えばいいのか
3. 買うことを誰に知らせなければいけないのか

で，補充に必要な用紙等を沿えておく．
たまたま自分に時間が無い場合は，必ず誰かに頼んで補充作業をしてもらうこと．

これと合わせて，備品のストックをおく場所は固定しておくべきだ．
ストックがどこにあるのか分からなくて探すなんて手間は無駄で，非常に惜しい．
そのためにストックする場所は固定しておき，そこにその補充方法を記した紙を沿えておく．

ちなみにこういうルールや決めごとをするとき，年度初めが良い．
新しく配属された人にとって「そういうものなんだ」と教えられたことは，基本的に守ろうとしてくれるから．

これを研究室の運営のルールとすると，きっと研究に専念できる．
（研究室に限らず，何かを共同利用する場合は，目的以外の作業にリソースを奪われないために，このようなルールを決めておくとよいと思う）